Процедура проходження письмового запиту на інформацію
Письмові запити від фізичних та юридичних осіб до розпорядників інформації (Черкаської міської ради та її виконавчих органів) приймаються відповідно в управлінні звернень та адміністративних послуг департаменту управління справами Черкаської міської ради за адресою: м.Черкаси, вул.Б.Вишневецького,36.
Вимоги до письмового запиту:
- ім’я (найменування) запитувача, поштова адреса або адреса електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
- підпис і дата.
Після реєстрації запит направляється керівнику структурного підрозділу відповідно до функціональних обов’язків, який визначає відповідальну особу з питань запиту на інформацію розпорядника інформації.
Не пізніше п’яти робочих днів з дня реєстрації запиту, відповідальна особа повинна підготувати відповідь на запит про інформацію.
Якщо запит стосується інформації: необхідної для захисту життя чи свободи особи; щодо стану довкілля; якості харчових продуктів і предметів побуту; аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян – відповідь надається не пізніше 48 годин з дня реєстрації запиту.
Якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, то у письмовій формі за підписом керівника структурного підрозділу запитувач повідомляється у строк не пізніше п’яти днів з дня реєстрації запиту про продовження строку розгляду запиту з обґрунтуванням такого продовження. Строк виконання запиту продовжується у такому разі до 20 робочих днів з дня реєстрації.
Інформація на запит надається безкоштовно:
- при наданні особі інформації про себе;
- при наданні інформації, що становить суспільний інтерес;
- при наданні інформації, яка передбачає виготовлення копій документів обсягом до 10 сторінок.
У разі, якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більше як 10 сторінок, відповідальна особа повідомляє запитувача засобами зв’язку, які вказані у запиті, про необхідність відшкодування фактичних витрат на копіювання та друк.
Якщо запитувач не погоджується на оплату виготовлення копій, то відповідальна особа готує відповідь в термін до 5 робочих днів з дня реєстрації за підписом керівника структурного підрозділу з посиланням на ст. 21 Закону України «Про доступ до публічної інформації» .
Запитувачу інформації може бути відмовлено в задоволенні запиту в таких випадках:
- структурний підрозділ не володіє і не зобов’язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;
- інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;
- особа, яка подала запит на інформацію, не відшкодувала фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком;
- не дотримано вимог до запиту на інформацію.
Відповідь про те, що інформація може бути одержана запитувачем із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту не допускається.
Розпорядник інформації, який не володіє запитуваною інформацією, але якому за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто нею володіє, зобов’язаний направити цей запит належному розпоряднику інформації з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником інформації.
Передача запиту на інформацію між структурними підрозділами Черкаської міської ради її виконавчих органів відбувається виключно через управління звернень та адміністративних послуг (за місцем реєстрації) відразу після розгляду керівником підрозділу і встановлення ним, що питання не в компетенції підпорядкованого йому підрозділу.
Відповідь на запит виготовляється на бланку підрозділу, до якого він надійшов за підписом керівника цього підрозділу з обов’язковою реєстрацією. Датою реєстрації є дата відправлення відповіді, а номером – вхідний номер запиту на інформацію.
Відмова в задоволенні запиту на інформацію надається тільки в письмовій формі, в якій обов’язково зазначається мотивована підстава відмови та порядок її оскарження.
Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з зазначенням:
- причини, у зв’язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений строк;
- строку, у який буде задоволено запит;
- роз’яснення порядку оскарження прийнятого рішення.
Оригінал запиту на інформацію з підписом запитувача про отримання інформації або з відповіддю запитувачу інформації повертається у відділ, в якому він був зареєстрований для подальшого зберігання.
Зразок форми інформаційного запиту